El ciclo de un proyecto de servicio: Quinta parte

10 sugerencias para monitorear, evaluar y promover tus proyectos de servicio

webinar5_ESPor Hilary Leav, integrante del equipo de Estrategia, investigación y evaluación de Rotary

El objetivo del quinto de los seminarios de la serie El ciclo de un proyecto de servicio fue ayudar a la familia rotaria a comparar las metas previstas con las alcanzadas, evaluar tanto los éxitos logrados como las dificultades a las que se enfrentaron, maximizar la sostenibilidad del proyecto y promover las iniciativas concluidas con éxito. Ingresa aquí para escuchar la grabación del seminario El ciclo de un proyecto de servicio: Evaluación y promoción.

Te recomendamos tener presentes, además, las siguientes sugerencias:

  1. El rotario Tristam J. (participante en la sesión en inglés) recordó que la evaluación no tiene como fin juzgar a las personas ni sus acciones, sino que es simplemente una herramienta que hace posible dar seguimiento a nuestro progreso, y si resultara necesario, cambiar de estrategia, modificar los resultados finales o ajustar la asignación de recursos.
  2. El rotario Terry Z. (participante en la sesión en inglés) explicó que, si se desea monitorear y evaluar adecuadamente el proyecto, resulta fundamental establecer una buena comunicación con los beneficiarios de éste.
  3. No esperes al último momento para diseñar tu plan de monitoreo y evaluación. Comienza a pensar en cómo medirás los resultados durante la etapa de evaluación de las necesidades. Determina en qué consistiría el éxito del proyecto y cómo podrías comprobar si se han alcanzado los resultados previstos. De este modo, durante la fase de diseño podrás asegurarte de incluir aquellos componentes con los que medir los resultados a lo largo del tiempo y determinar si se están alcanzando los resultados deseados o si es necesario realizar algún ajuste.
  4. Cuando diseñes tu plan recuerda que no debes complicarlo, especialmente si no tienes mucha experiencia previa con el monitoreo y la evaluación. El monitoreo consiste simplemente en participar activamente en la implementación del proyecto para asegurarse de que se alcancen los objetivos previstos en los plazos fijados; mientras que la evaluación consiste en comparar los resultados alcanzados con los objetivos previstos. Concéntrate en los aspectos esenciales, selecciona medidas fáciles de obtener como por ejemplo el número total de beneficiarios directos, el número de maestros que recibieron capacitación o el número de pozos excavados ya que este tipo de datos tangibles es el más sencillo de obtener.
  5. Asegúrate de que las medidas elegidas sirvan para medir el progreso alcanzado hacia los objetivos principales del proyecto. Un buen plan de monitoreo y evaluación no busca medir todo sino subrayar los éxitos alcanzados en unas pocas áreas clave. Además, conviene recalcar que los planes más exitosos suelen ser aquellos que se marcan objetivos modestos.
  6. Las medidas propuestas deben estar directamente relacionadas con el impacto anticipado del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto incluye talleres de capacitación para maestros de escuelas primarias y la compra de material escolar para que pongan en práctica los nuevos métodos pedagógicos, sería interesante comprobar si la implementación del proyecto resultó en un aumento de la asistencia de los estudiantes, pero si el objetivo se limitaba a la capacitación de los maestros, quizá no sea necesario medir la asistencia de los estudiantes.
  7. Identifica medidas de sirvan para determinar la calidad del proyecto y dales el seguimiento adecuado. El número de actividades y de participantes son datos importantes, pero no necesariamente determinan la calidad de un proyecto. Sin embargo, las medidas que sirvan para determinar los conocimientos adquiridos, el aumento de la capacidad para encontrar un trabajo remunerado o para generar ingresos, o el descenso documentado de la incidencia de las enfermedades causadas por el consumo de agua contaminada son algunos ejemplos de medidas de la calidad del proyecto. Un buen plan de monitoreo y evaluación, especialmente en el caso de proyectos financiados mediante una subvención de La Fundación Rotaria, debe incluir recursos financieros destinados a sufragar las actividades de monitoreo y evaluación. Reserva fondos para contratar a profesionales que te ayuden a monitorear el proyecto durante su fase de implementación y a evaluar si se alcanzaron las metas establecidas. Rotary no espera que los rotarios se conviertan en expertos en el campo del monitoreo y la evaluación, del mismo modo que tampoco espera que se conviertan en expertos en la excavación de pozos si deciden participar en un proyecto de agua y saneamiento.
  8. Es perfectamente apropiado, e incluso recomendable, buscar expertos locales para que te ayuden a recabar esta información. En muchos casos, esta labor podría recaer en el personal de una organización colaboradora. Siempre que dispongas de acceso a la información y participes activamente en la planificación e implementación del proyecto, podrás solicitar la cooperación de tantos expertos como necesites.
  9. Comparte tu historia. Promueve tus éxitos en Rotary Showcase, los medios de difusión locales y en línea mediante blogs, sitios web o las redes sociales.
  10. Utiliza tu historia como herramienta de marketing para tu próximo proyecto de servicio. Si logras que el público conozca tu historia y la diferencia que marcaste para los beneficiarios, será más fácil que te apoyen en tus planes futuros. Recuerda que las imágenes y palabras que elijas constituyen la marca personal de tu club.


Para más información, visita Mi Rotary.

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Lecciones aprendidas tras el seminario web El ciclo de un proyecto de servicio: Tercera parte

Diez sugerencias para la obtención de recursos para un proyecto de servicio exitoso

serviceproject_webinargraphic_ES-03Por Ellina Kushnir, integrante del personal de Programas de Rotary

Imagina que tu club ha efectuado una evaluación de las necesidades de la comunidad e identificado las que  deben abordarse mediante un proyecto de servicio, han trazado un plan de acción y ya están listos para comenzar. ¿Dónde y cómo comienzan a captar fondos? ¿De qué manera deben buscar un colaborador para Subvenciones Globales? ¿Cuál es la mejor forma de conseguir voluntarios? ¿Dónde podrían encontrar expertos en el tema capaces de ayudar y darles orientación?

En la tercera parte de esta serie se habló sobre la ayuda que se le brinda a la familia de Rotary para adquirir recursos destinados a proyectos sostenibles de alto impacto. Ingresa aquí para escuchar la grabación del seminario y repasa estas sugerencias prácticas:

  1. Comienza a nivel local. Un panelista recomienda a los clubes y distritos que busquen recursos a nivel local. En la comunidad es posible conseguir fondos, trabajadores calificados, donaciones en especie o establecer sociedades para implementar el proyecto. A su vez, cuando la comunidad local invierte recursos en un proyecto, más probable será que los residentes sigan involucrados durante años después de implementado el proyecto, a fin de garantizar su éxito a largo plazo.
  2. Subvenciones de Rotary. Se ofrecen dos tipos de subvenciones para financiar los proyectos de los clubes y distritos: Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales.
  3. Rotary Ideas. Plataforma de crowdsourcing de Rotary que ayuda a los clubes rotarios a pedir asistencia para sus proyectos mediante una amplia red digital. Los clubes difunden los proyectos que necesitan ayuda en las redes sociales, blogs, correos electrónicos y sitios web. Los donantes pueden apoyar proyectos directamente utilizando esta herramienta, y no se requiere ser parte de la familia rotaria.
  4. Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad. Cada GRFC es un grupo de no rotarios residentes en la comunidad local que colaboran en proyectos del club rotario patrocinador. Estos grupos colaboran en la movilización local, se aseguran de que las actividades sean compatibles con las costumbres y culturas locales y de que se tengan en cuenta las necesidades locales.
  5. Grupos de Acción Rotaria. Integrados por miembros de la familia de Rotary, estos grupos aportan conocimientos técnicos para proyectos de servicio en una de las áreas de interés. Actualmente funcionan 19 Grupos de Acción Rotaria dedicados a investigar las necesidades de la comunidad, monitorear y evaluar proyectos, e incluso obtener financiamiento.
  6. Sociedades de cooperación. Aportan conocimientos y experiencia, especialmente en cuanto a la cultura y valores en el medio local, facilitan la adquisición de recursos y garantizan la sostenibilidad y el impacto duradero de los proyectos.
  7. Líderes distritales. Cada año, los gobernadores designan a ciertos rotarios para liderar comités de servicio y trabajar en iniciativas humanitarias de los clubes y distritos.
  8. Eventos rotarios. Numerosas sociedades comienzan con encuentros informarles en eventos rotarios como la Convención anual, la Asamblea Internacional, una feria de proyectos locales, eventos distritales o zonales o durante la visita a un club rotario de otro país. ¡Aprovecha esas oportunidades!
  9. Un participante nos recuerda que cuando se involucran la juventud y os profesionales jóvenes dinamiza los proyectos y sus posibilidades de continuidad. Asimismo, la gente joven suele aportar ideas innovadoras en cuanto a las necesidades de la comunidad y la ejecución de proyectos.
  10. Comunicación. Uno de los factores clave para establecer contactos y obtener los recursos necesarios es la comunicación transparente y coherente. Para evitar la duplicación de esfuerzos, los coordinadores de los proyectos deben proporcionar información actualizada a todos los involucrados”.

Para más información, visita Mi Rotary.